MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (HABEAS DATA) – DETAIM

DETAIM (en adelante “LA EMPRESA”), sociedad comercial con domicilio principal en Cajicá, Cundinamarca, identificada con NIT xxxxxxx, teléfono 313 3693983 y correo electrónico institucional gerencia@detaim.com, actúa como Responsable del Tratamiento de datos personales.

Este manual se rige por:

  • Constitución Política de Colombia: Artículo 15 (Derecho a la intimidad y buen nombre).

  • Ley 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales.

  • Decreto 1377 de 2013: Reglamentación parcial de la Ley 1581.

  • Ley 1273 de 2009: Ley de Delitos Informáticos.

Este manual es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados, contratistas y terceros que tengan relación con LA EMPRESA y que intervengan en la recolección, almacenamiento o uso de datos.

Dada la naturaleza tecnológica de LA EMPRESA, se recolectan los siguientes tipos de datos:

  1. Datos Públicos: Nombres, estado civil, profesión.

  2. Datos Semiprivados: Datos financieros, crediticios o de seguridad social.

  3. Datos Privados: Direcciones personales, teléfonos de contacto, correos electrónicos.

  4. Datos Sensibles (Críticos): En el uso de simuladores tácticos y Motion Capture, se procesan datos biométricos (imágenes, rasgos faciales, patrones de movimiento). LA EMPRESA garantiza que el tratamiento de estos datos cuenta con una autorización reforzada y medidas de seguridad de alto nivel.

LA EMPRESA se compromete a:

  • Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

Este es el núcleo operativo del Habeas Data en Colombia:

A. Consultas (Derecho a conocer información)

El titular podrá consultar su información personal en cualquier momento.

  • Canal: gerencia@detaim.com.

  • Término de respuesta: Máximo diez (10) días hábiles. Si no es posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y señalando la nueva fecha, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. Reclamos (Corrección, supresión o revocatoria)

Si el titular considera que la información debe ser corregida o eliminada:

  • Requisitos: Identificación del titular, descripción de los hechos, dirección y documentos soporte.

  • Término de respuesta: Máximo quince (15) días hábiles. Si no es posible, se informará al interesado y se contará con un término adicional de ocho (8) días hábiles.

LA EMPRESA ha designado al Área de Administración / Oficial de Privacidad como la encargada de velar por el cumplimiento de esta política y de tramitar las solicitudes de los titulares.

Para el tratamiento de datos en proyectos de IA y simulación, DETAIM implementa:

  • Cifrado de datos: En bases de datos que contienen perfiles de rendimiento táctico.

  • Control de Acceso: Solo personal autorizado con credenciales únicas puede acceder a servidores de datos.

  • Auditorías: Revisión periódica de logs de acceso para detectar intentos de intrusión.

El presente manual rige a partir de abril de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras el vínculo comercial o legal persista, o según los términos de ley para registros contables y de seguridad.

Los titulares de los datos tienen derecho a:

  • Acceso: Conocer si sus datos están siendo tratados y acceder a ellos de forma gratuita al menos una vez al mes.

  • Actualización: Solicitar la corrección de datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados.

  • Rectificación y Supresión: Solicitar la eliminación de datos cuando no se respeten los principios constitucionales o haya vencido el término de la finalidad.

  • Prueba de Autorización: Salvo en casos excepcionales (urgencia médica, mandato legal).

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

2. MARCO LEGAL Y ALCANCE

3. CATEGORÍAS DE DATOS TRATADOS EN DETAIM

5. DEBERES DE DETAIM COMO RESPONSABLE

6. PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE CONSULTAS Y RECLAMOS

7. ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS

8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y CIBERSEGURIDAD

  1. VIGENCIA

4. DERECHOS DE LOS TITULARES (DERECHOS HABEAS DATA)

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